Inbox je schránka ve vašem účtu BitFaktura, kam můžete pohodlně přeposílat výdajové doklady. Každý majitel účtu si může vytvořit jedinečnou e-mailovou adresu. Stačí zaslat zprávu s přiloženou fakturou na tuto adresu a doklad vstoupí do systému jako výdaj čekající na schválení. Data faktury můžete vyplnit ručně. Jedná se o ideální řešení pro firmy, které chtějí rychle a bezpečně shromažďovat výdajové doklady na jednom místě.
Údaje z faktury můžete:
- načíst automaticky pomocí OCR (systém rozpozná text z faktury),
- nebo vyplnit ručně.
Je to praktické řešení pro firmy, které chtějí rychle a bezpečně shromažďovat všechny doklady o výdajích na jednom místě.
Jak Inbox funguje
-
Speciální e-mailová adresa
Každý účet v BitFaktuře může mít vlastní adresu, například:
vydaje@testovacifirma.bitfaktura.cz -
Odeslání faktury
Stačí poslat e-mail s přiloženou fakturou (např. PDF, JPG, TIFF, PNG nebo GIF). -
Přijetí a zpracování dokumentu
Faktura se automaticky uloží do systému mezi výdaje k vyřízení.
Systém může pomocí OCR automaticky přečíst údaje z faktury nebo je můžeš doplnit ručně.
Díky schránce na výdaje Inbox můžete:
- jedním kliknutím přeposílat faktury za náklady, které jsi obdržel e-mailem, přímo do BitFaktury (pomocí funkce „Přeposlat“, „Forward“ apod.),
- sdílet e-mailovou adresu pro výdaje svým dodavatelům, aby mohli faktury posílat přímo na tvůj účet v BitFaktuře,
- rychle platit faktury přímo ze seznamu výdajů (rychlý převod nebo klasický bankovní převod po naskenování QR kódu).
Jak zapnout Inbox – schránku pro příjem výdajů?
Pokud chcete tuto funkci aktivovat:
- Přejděte do záložky Nastavení → Nastavení účtu → Konfigurace → Výdaje → Inbox – schránka pro příjem výdajů.
- Klikněte na tlačítko „Definovat e-mail“.
- Nastavte si dedikovaný e-mail, na který budou zasílány nákladové faktury (např. vydaje@testovacifirma.bitfaktura.cz).
- „vydaje“ – je libovolný text, který můžeš zvolit (např. naklady, faktury, nakupy apod.). Může obsahovat 3 až 30 znaků, včetně malých písmen, číslic a znaků „.“, „-“ a „_“.
- „testovacifirma“ – je prefix tvého účtu, který můžete změnit v záložce** Nastavení → Nastavení účtu → Adresa účtu**.
Aktivní funkce Inbox
Po aktivaci funkce se v záložce Výdaje na pravé straně obrazovky zobrazí adresa vaší schránky spolu s možností rychlého zkopírování této adresy.
Současně obdržíte na e-mailovou adresu majitele účtu zprávu s potvrzením aktivace služby.
Po odeslání nákladové faktury na dedikovanou e-mailovou adresu tvého účtu v BitFaktuře se faktura objeví na seznamu čekajících výdajů k přidání do systému.
Kliknutím na náhled nákladové faktury uvidíte přílohu, která byla odeslána do Inboxu. Nyní ji můžeš přidat dvěma způsoby:
- zvolením tlačítka „Vyplnit automaticky“ systém nahraje přílohu do OCR, aby načetl údaje a převedl je do elektronického dokumentu,
- zvolením možnosti „Vyplnit ručně“ se zobrazí formulář výdaje, který je potřeba vyplnit ručně podle přiloženého dokumentu.
Po přidání výdaje bude tento výdaj zahrnut do systémových reportů, statistik firmy a také jej můžeš rychle zaplatit přímo v programu pomocí funkce placení nákladů v BitFaktuře.
Na seznamu nákladových faktur odeslaných z Inboxu se u každé z nich zobrazí ikona obálky:
černá obálka – znamená, že výdaj byl přidán přes Inbox. Díky tomu víte, které výdaje jsi zadal ty nebo tvoji zaměstnanci přímo v systému a které byly odeslány ze schránky určené pro nákladové faktury,
žlutá obálka – znamená, že výdaj vyžaduje doplnění údajů,
červená obálka – se zobrazí pouze u tarifů Micro, když dosáhnete limitu 20 dokumentů odeslaných přes Inbox (schránku pro příjem výdajů).
Pokud používáte tarif Micro , při přidávání výdaje z Inboxu systém – kromě možnosti přidat dokument – zobrazí také informace o dostupných limitech.
Pokud limit ještě nebyl vyčerpán, na seznamu faktur se zobrazí ikona žluté obálky a v náhledu přidávaného výdaje uvidíš informaci o tom, kolik dokumentů ještě můžeš přidat.
Po překročení limitu se na seznamu faktur objeví ikona červené obálky a v náhledu dokumentu se zobrazí zpráva informující o překročení dostupného limitu. Tlačítka umožňující přidání výdaje budou zablokována.
Nákladová faktura odeslaná prostřednictvím Inboxu bude mít automaticky nastavený stav „Přijatá“.
Filtr vyhledávání – Inbox na seznamu výdajů se na levé straně v panelu filtrů nachází parametr Inbox. Po kliknutí na toto pole můžeš vybrat jednu ze tří možností:
všechny – zobrazí všechny výdaje, které byly odeslány do inboxové schránky,
přijaté – zobrazí pouze nepotvrzené výdaje odeslané do Inboxu,
schválené – zobrazí pouze schválené výdaje odeslané do Inboxu.
Aktivity spojené s dokumentem – e-mail odesílatele po schválení nákladového dokumentu můžete ověřit, z jaké e-mailové adresy byl odeslán do Vašeho Inboxu.
Otevřete náhled dokumentu a poté přejděte do sekce Aktivity spojené s dokumentem, kterou najdete pod náhledem faktury.
V řádku Vytvoření dokumentu najdete e-mailovou adresu odesílatele, ze které byl výdaj zaslán.
Limity a omezení
Možnost zasílání výdajů přes Inbox je v tarifu Micro omezen na 20 dokumentů. Tento limit se po jeho vyčerpání neobnovuje.
Pokud chcete mít neomezený počet zasílaných nákladových faktur, přejděte na tarif Standard nebo vyšší – podívejte se na ceník služby BitFaktura.
V rámci placeného předplatného ve službě BitFaktura získáte také automaticky obnovované OCR skeny:
v tarifu Standard – 5 skenů,
v tarifech Pro a Pro Plus – 10 skenů.
Pokud chcete používat funkci „Vyplnit automaticky“ a číst výdaje zaslané do Inboxu pomocí OCR, můžeš po vyčerpání uvedených limitů navýšit počet skenů zakoupením některého z OCR balíčků na 90 dní – podívejte se na ceník OCR.
Limit velikosti příchozích i odchozích e-mailů je 20 MB. Tento limit se vztahuje na celou zprávu, tedy na její obsah i přílohy.