Vlastní role (uživatelská oprávnění) na BitFaktura.cz - funkce ve verzi BETA

Vytvořeno: 02. 04. 2019
Poslední aktualizace: 02. 04. 2019

Počet zobrazení: 316

V závislosti na tarifu, který máte na BitFaktura.cz zakoupen, máte jako majitel účtu možnost umožňovat přístup k účtu svým zaměstnancům či pracovníkům účetní kanceláře. Přizvané osoby mají vlastní přihlašovací jméno a heslo, mohou mít v systému přiděleny různé role, což je spojeno s různými úrovněmi přístupu k funkcím, které systém nabízí.

Uživatelé BitFaktura.cz, kteří využívali systém před rokem 2019, měli možnost využívat pouze 4 systémové role:

Majitel účtu - osoba, která účet na BitFaktura.cz založila nebo získala tato oprávnění od osoby, která účet založila a měla přístup ke všem konfiguracím účtu v systému;

Administrátor - role přidělená majitelem účtu, která umožňuje přístup k nastavení účtu, včetně přidávání dalších uživatelů;

Uživatel - role, která je nejčastěji přidělována zaměstnancům firem, jejichž úkolem je vystavování, tisk nebo odesílání dokladů. Uživatel nemá přístup k nastavení účtu v systému. Majitel účtu a správce mohou nastavením oprávnění umožnit uživateli přístup k vybraným částem systému nebo naopak toto oprávnění odebrat. Potom může být uživatel přidělen na příklad pouze k jednomu oddělení firmy;

Účetní - role, která je udělována zaměstnanci účetní kanceláře, umožňuje průběžný přístup k podnikatelem vystavovaným dokladům. Na každém účtu na Bitfaktura.cz, bez ohledu na tarif, můžete přidat jednoho účetního, který se nepočítá do limitu uživatelů nastaveného ke každému tarifu.


Stálé systémové role a vlastní role


Na přelomu let 2018 a 2019 se v systému objevila možnost vytvářet vlastní role a přidělovat je osobám, které přizvete k účtu na BitFaktura.cz. Vlastní systémové role jsou rolemi doplňkovými - kromě těch výše uvedených - a jsou zcela definovány majitelem účtu nebo oprávněnou osobou, což znamená, že při udělování oprávnění přizvané osobě je možné použít již připravené role nebo si vytvořit roli vlastní, podle potřeby.

Pozor: vlastní role mohou být definovány libovolným způsobem. Doposud dostupné systémové role se nemění a jsou spravovány obdobným způsobem, jako tomu bylo doposud: rozsah přístupových práv náležících lidem s rolí uživatel nebo administrátot můžete určit po přesunutí se do menu Nastavení - Nastavení účtu - Konfigurace - Uživatelé a oprávnění.
 

Jak vytvořit vlastní roli na Bitfaktura.cz


Každé osobě (nebo skupině osob) přizvané do systému můžete vytvořit roli na míru. K vytvoření nové role přejděte do menu Nastavení > Uživatelé > Role > Přidat novou roli.

Po přechodu k tvorbě rolí můžete na začátku roli pojmenovat:

Pozor: názvy rolí v systému se nesmí opakovat

Tvorba vlastní role zahrnuje označení příslušných políček, která označují oprávnění v systému. Políčka, která je možné označit, byla rozdělena do dvou kategorií oprávnění: běžná oprávnění a administrátorská oprávnění.
Podívejte se nejprve na seznam běžných oprávnění a ověřte si, co označují jednotlivá checkboxy: 

Faktury - toto políčko označte předtím, než poskytnete přístup k jednomu z níže uvedených práv:

Výdaje - osoba s přístupem k výdajům bude mít možnost přejít na seznam výdajových dokladů, prohlížet si jednotlivé doklady, přidávat je, odstraňovat a provádět další úkony spojené s výdaji.

Seznam - osoba s přístupem k seznamu dokladů bude mít možnost prohlížet si seznam příjmových dokladů, ale pokud během vytváření role nebude rovněž uděleno oprávnění k prohlížení, přidávání, editaci a/nebo mazání dokladů, nebude moci provádět výše uvedené úkony u dokladů zobrazených na seznamu.

Náhled - osoba s tímto přístupem k prohlížení dokladů bude moci prohlížet si příjmové doklady. Bez dalšího oprávnění přidávat, editovat nebo odstraňovat nebude moci vytvářet, provádět změny ani mazat doklady. Jestliže tato osoba nebude mít přidělena práva k náhledu seznamu dokladů, bude moci takový doklad vidět pouze prostřednictvím URL odkazu.
Oprávnění k náhledu dokladu umožňuje rovněž tisk dokladů.

Přidávání - osoba s přístupem k přidávání dokladů bude mít možnost vytvářet nové příjmové doklady. Jestliže tato osoba nebude mít přiděleno právo k nahlížení, bude tato osoba při uložení dokladu přesměrována na dashboard. Bez oprávnění k editování a/nebo smazání dokladu nebude moci ani provádět změny ve vytvořeném dokladu nebo jej smazat.

Editace - osoba s oprávněním k editování dokladů bude mít možnost provádět změny v obsahu příjmových dokladů. Pozor: toto oprávnění je možné přidělit bez přidělení přístupu k seznamu a náhledu dokladů! Takové oprávnění může být využito při editování dokladů prostřednictvím API; ovšem doporučujeme označit rovněž přístup k seznamu a náhledu dokladů u osob, které mají editovat doklady v systému ručně.

Odstraňování - osoba s oprávněním odstraňovat doklady bude mít možnost trvale mazat příjmové doklady. Pozor: toto oprávnění je možné přidělit bez udělení přístupu k seznamu a náhledu dokladů! Takové oprávnění může být využíváno při mazání dokladů pomocí API; ovšem doporučujeme označit rovněž přístup k seznamu a náhledu dokladů u osob, které mají odstraňovat doklady v systému ručně.
Rovněž připomínáme, že odstraňování dokladů v systému je nevratné.

Zákazníci - osoba, která má přístup k záložce Zákazníci, bude mít možnost prohlížet si seznam zákazníků, ručně je zadávat, editovat a odstraňovat či exportovat jejich údaje.
Pozor: Uživatel s přístupem k záložce Zákazníci bude moci na faktuře zadat zákazníka, který je uložen v databázi zákazníků. Údaje zákazníka neexistujícího doposud v databázi, které budou přidávány na fakturu tímto uživatelem, budou uloženy na účtu.

Platby - osoba s přístupem k záložce Platby bude mít možnost prohlížet si platby, ručně je zadávat, editovat či odstraňovat. Tato osoba může také slučovat platby s fakturou a to dokonce i bez práva přístupu k fakturám. K zajištění možnosti importu údajů z banky u tohoto uživatele je nutné mu přidělit přístup k importům.

Výrobky - osoba s přístupem k záložce Výrobky bude mít možnost prohlížet si seznam výrobků, ručně jej vytvářet, editovat nebo mazat či seznamy výrobků exportovat.
Pozor: Uživatel, který nebude mít oprávnění "Výrobky", bude moci na faktuře zadávat výrobky, které jsou uloženy v databázi. Údaje výrobku, který doposud v databázi neexistuje, a budou touto osobou zadány na fakturu, budou uloženy na účet, ovšem jen v případě, že v nastavení účtu bude vybrána možnost vytvářet výrobky na faktuře.

Skladové akce - osoba s přístupem ke skladovým akcím bude mít možnost sledovat skladové akce u jednotlivých výrobků. U tohoto oprávnění doporučujeme rovněž udělit danému uživateli přístup ke skladovým dokladům, skladům a výrobkům.

Skladové doklady - osoba s přístupem ke skladovým dokladům bude mít možnost prohlížet si seznam dokladů, vytvářet je a editovat. Pozor: jestliže osoba vytvářející prodejní nebo výdajové doklady nemá přístup k záložce skladové doklady, ale na účtu je aktivní funkce automatického vystavování skladových dokladů, budou takové doklady vystavovány.

Odstraňování - osoba s oprávněním odstraňovat skladové doklady bude mít možnost je trvale mazat ze systému.

Akční kódy - osoba s přístupem k záložce Akční kódy bude mít možnost prohlížet si stávající akční kódy, vytvářet nové a editovat či mazat již existující.

Reporty - osoba s přístupem k záložce Hlášení bude mít možnost generovat hlášení, která jsou na daném účtu dostupná, dále pak je po vygenerování exportovat.

Statistiky na dashboardu - osoba s přístupem ke statistikám na dashboardu bude mít možnost prohlížet si finanční přehledy firmy (nebo oddělení) pro daný den, týden, měsíc a rok.

Pravidelné faktury - osoba s přístupem k záložce Pravidelné faktury bude mít možnost prohlížet si stávající cykly faktur, vytvářet nové cykly či editovat již existující a také je mazat. Přístup k výše uvedeným funkcím neznamená možnost provádění jakýchkoliv úkonů týkajících se vystavených pravidelných faktur, nebudou-li udělena dodatečná oprávnění k těmto fakturám.

Kategorie - osoba s přístupem k záložce Kategorie bude mít možnost prohlížet si stávající kategorie a vytvářet nové, editovat či mazat již existující.

Importy - osoba s přístupem k záložce Importy bude moci importovat na účet Bitfaktura.cz údaje zákazníků, výrobků, faktur, bankovních transakcí či další údaje, které systém akceptuje.

Prodejní místa - osoba s přístupem k záložce Prodejní místa bude mít možnost prohlížet si doposud nakonfigurovaná prodejní místa, editovat je a mazat. Bude moci také konfigurovat nová prodejní místa.


Další kategorií oprávnění jsou administrátorská oprávnění:
 
Nastavení účtu - osoba s přístupem k Nastavení účtu může přejít do menu Nastavení - Nastavení účtu a spravovat konfigurace účtu či další nastavení, která jsou dostupná v menu na levé straně, v záložce Váš účet.

Uživatelé - osoba s přístupem k Uživatelům může přejít do menu Nastavení > Uživatelé, což znamená, že bude moci zvát nové uživatele k účtu, udělovat jim oprávnění nebo je měnit.

Role - osoba s přístupem k Rolím bude moci spravovat oprávnění, která jsou přiřazena k jednotlivým rolím.

Aktivity - osoba s přístupem k Aktivitám bude moci přejít do menu Nastavení - Aktivity. Pamatujte na to, že přístup k aktivitám bude možný v případě zapnutí takové funkce u daného účtu.

Oddělení - osoba s přístupem k Oddělením bude mít možnost přejít do menu Nastavení - Údaje firmy a prohlížet si zde uvedená data. Bude moci zakládat nová oddělení i firmy a rovněž je editovat či mazat.

Šablony faktur - osoba s přístupem k šablonám faktur bude mít možnost vytvářet, editovat nebo mazat vlastní šablony na účtu.


POZOR: Pamatujte na to, že některá oprávnění se týkají funkcí dostupných u určitých tarifů, např. vlastní šablony, pravidelné faktury, oprávnění uživatelů a jiné. Aby osoba, která využívá systém, mohla získat přístup k vybrané funkci, je nutné mít aktivní subskripci, která nabízí danou funkci a aktivovat jí v nastavení účtu.

 

Přidělení pracovníka k oddělení účtu a systémové přístupy

Přístupy spolupracovníka, který byl přizván do systému, ovlivňuje rovněž fakt jeho přiřazení k určitému oddělení/oddělením účtu. Uživatelé přiřazení k oddělení budou mít přístup pouze k informacím dostupným pro dané oddělení na účtu. Taková osoba uvidí/bude vytvářet/editovat/mazat doklady pouze u oddělení firmy, k nimž má přístup. A navíc, v systému existuje možnost např. přiřadit zákazníka k oddělení nebo přiřadit k nějakému oddělení sklad.
 

Přidělení rolí osobě, který byla přizvána do systému.


Přidělení role uživatele může proběhnout dvěma způsoby:
  1. Přidělení role nově přizvanému pracovníkovi,
  2. Změna role osoby, která již využívá účet na BitFaktura.cz
 
  1. Pro nové přidělení rolí přizvanému uživateli je nutné přejít do menu Nastavení - Uživatelé a použít funkci Přidejte/Pozvěte uživatele. Po uložení e-mailové adresy, hesla a zopakování hesla je možné v systému vybrat roli pro přizvanou osobu.
  2. Chcete-li změnit roli zaměstnance, který již má přístup k účtu na BitFaktura.cz, přejděte do menu Nastavení - Uživatelé a u e-mailové adresy vybraného uživatele, na pravé straně, klikněte na ozubené kolečko nastavení, zvolte funkci editovat.


    Po zvolení editace uživatele můžeme změnit jeho roli v systému.




Zpět


Přidat komentář