Vlastní role (uživatelská oprávnění) na BitFaktura.cz - funkce ve verzi BETA

V závislosti na tarifu, který máte na BitFaktura.cz zakoupen, máte jako majitel účtu možnost umožňovat přístup k účtu svým zaměstnancům či pracovníkům účetní kanceláře. Přizvané osoby mají vlastní přihlašovací jméno a heslo, mohou mít v systému přiděleny různé role, což je spojeno s různými úrovněmi přístupu k funkcím, které systém nabízí.

Uživatelé BitFaktura.cz, kteří využívali systém před rokem 2019, měli možnost využívat pouze 4 systémové role:

Majitel účtu - osoba, která účet na BitFaktura.cz založila nebo získala tato oprávnění od osoby, která účet založila a měla přístup ke všem konfiguracím účtu v systému;

Administrátor - role přidělená majitelem účtu, která umožňuje přístup k nastavení účtu, včetně přidávání dalších uživatelů;

Uživatel - role, která je nejčastěji přidělována zaměstnancům firem, jejichž úkolem je vystavování, tisk nebo odesílání dokladů. Uživatel nemá přístup k nastavení účtu v systému. Majitel účtu a správce mohou nastavením oprávnění umožnit uživateli přístup k vybraným částem systému nebo naopak toto oprávnění odebrat. Potom může být uživatel přidělen na příklad pouze k jednomu oddělení firmy;

Účetní - role, která je udělována zaměstnanci účetní kanceláře, umožňuje průběžný přístup k podnikatelem vystavovaným dokladům. Na každém účtu na Bitfaktura.cz, bez ohledu na tarif, můžete přidat jednoho účetního, který se nepočítá do limitu uživatelů nastaveného ke každému tarifu.

Stálé systémové role a vlastní role

Na přelomu let 2018 a 2019 se v systému objevila možnost vytvářet vlastní role a přidělovat je osobám, které přizvete k účtu na BitFaktura.cz. Vlastní systémové role jsou rolemi doplňkovými - kromě těch výše uvedených - a jsou zcela definovány majitelem účtu nebo oprávněnou osobou, což znamená, že při udělování oprávnění přizvané osobě je možné použít již připravené role nebo si vytvořit roli vlastní, podle potřeby.

Pozor: vlastní role mohou být definovány libovolným způsobem. Doposud dostupné systémové role se nemění a jsou spravovány obdobným způsobem, jako tomu bylo doposud: rozsah přístupových práv náležících lidem s rolí uživatel nebo administrátot můžete určit po přesunutí se do menu Nastavení - Nastavení účtu - Konfigurace - Uživatelé a oprávnění.
 

Jak vytvořit vlastní roli na Bitfaktura.cz

Každé osobě (nebo skupině osob) přizvané do systému můžete vytvořit roli na míru. K vytvoření nové role přejděte do menu Nastavení > Uživatelé > Role > Přidat novou roli.

Po přechodu k tvorbě rolí můžete na začátku roli pojmenovat:

Pozor: názvy rolí v systému se nesmí opakovat

Tvorba vlastní role zahrnuje označení příslušných políček, která označují oprávnění v systému. Políčka, která je možné označit, byla rozdělena do dvou kategorií oprávnění: běžná oprávnění a administrátorská oprávnění.
Podívejte se nejprve na seznam běžných oprávnění a ověřte si, co označují jednotlivá checkboxy: 

Faktury - toto políčko označte předtím, než poskytnete přístup k jednomu z níže uvedených práv:

Výdaje - osoba s přístupem k výdajům bude mít možnost přejít na seznam výdajových dokladů, prohlížet si jednotlivé doklady, přidávat je, odstraňovat a provádět další úkony spojené s výdaji.

Seznam - osoba s přístupem k seznamu dokladů bude mít možnost prohlížet si seznam příjmových dokladů, ale pokud během vytváření role nebude rovněž uděleno oprávnění k prohlížení, přidávání, editaci a/nebo mazání dokladů, nebude moci provádět výše uvedené úkony u dokladů zobrazených na seznamu.

Náhled - osoba s tímto přístupem k prohlížení dokladů bude moci prohlížet si příjmové doklady. Bez dalšího oprávnění přidávat, editovat nebo odstraňovat nebude moci vytvářet, provádět změny ani mazat doklady. Jestliže tato osoba nebude mít přidělena práva k náhledu seznamu dokladů, bude moci takový doklad vidět pouze prostřednictvím URL odkazu.
Oprávnění k náhledu dokladu umožňuje rovněž tisk dokladů.

Přidávání - osoba s přístupem k přidávání dokladů bude mít možnost vytvářet nové příjmové doklady. Jestliže tato osoba nebude mít přiděleno právo k nahlížení, bude tato osoba při uložení dokladu přesměrována na dashboard. Bez oprávnění k editování a/nebo smazání dokladu nebude moci ani provádět změny ve vytvořeném dokladu nebo jej smazat.

Editace - osoba s oprávněním k editování dokladů bude mít možnost provádět změny v obsahu příjmových dokladů. Pozor: toto oprávnění je možné přidělit bez přidělení přístupu k seznamu a náhledu dokladů! Takové oprávnění může být využito při editování dokladů prostřednictvím API; ovšem doporučujeme označit rovněž přístup k seznamu a náhledu dokladů u osob, které mají editovat doklady v systému ručně.

Odstraňování - osoba s oprávněním odstraňovat doklady bude mít možnost trvale mazat příjmové doklady. Pozor: toto oprávnění je možné přidělit bez udělení přístupu k seznamu a náhledu dokladů! Takové oprávnění může být využíváno při mazání dokladů pomocí API; ovšem doporučujeme označit rovněž přístup k seznamu a náhledu dokladů u osob, které mají odstraňovat doklady v systému ručně.
Rovněž připomínáme, že odstraňování dokladů v systému je nevratné.

Zákazníci - osoba, která má přístup k záložce Zákazníci, bude mít možnost prohlížet si seznam zákazníků, ručně je zadávat, editovat a odstraňovat či exportovat jejich údaje.
Pozor: Uživatel s přístupem k záložce Zákazníci bude moci na faktuře zadat zákazníka, který je uložen v databázi zákazníků. Údaje zákazníka neexistujícího doposud v databázi, které budou přidávány na fakturu tímto uživatelem, budou uloženy na účtu.

Platby - osoba s přístupem k záložce Platby bude mít možnost prohlížet si platby, ručně je zadávat, editovat či odstraňovat. Tato osoba může také slučovat platby s fakturou a to dokonce i bez práva přístupu k fakturám. K zajištění možnosti importu údajů z banky u tohoto uživatele je nutné mu přidělit přístup k importům.

Výrobky - osoba s přístupem k záložce Výrobky bude mít možnost prohlížet si seznam výrobků, ručně jej vytvářet, editovat nebo mazat či seznamy výrobků exportovat.
Pozor: Uživatel, který nebude mít oprávnění "Výrobky", bude moci na faktuře zadávat výrobky, které jsou uloženy v databázi. Údaje výrobku, který doposud v databázi neexistuje, a budou touto osobou zadány na fakturu, budou uloženy na účet, ovšem jen v případě, že v nastavení účtu bude vybrána možnost vytvářet výrobky na faktuře.

Skladové akce - osoba s přístupem ke skladovým akcím bude mít možnost sledovat skladové akce u jednotlivých výrobků. U tohoto oprávnění doporučujeme rovněž udělit danému uživateli přístup ke skladovým dokladům, skladům a výrobkům.

Skladové doklady - osoba s přístupem ke skladovým dokladům bude mít možnost prohlížet si seznam dokladů, vytvářet je a editovat. Pozor: jestliže osoba vytvářející prodejní nebo výdajové doklady nemá přístup k záložce skladové doklady, ale na účtu je aktivní funkce automatického vystavování skladových dokladů, budou takové doklady vystavovány.

Odstraňování - osoba s oprávněním odstraňovat skladové doklady bude mít možnost je trvale mazat ze systému.

Akční kódy - osoba s přístupem k záložce Akční kódy bude mít možnost prohlížet si stávající akční kódy, vytvářet nové a editovat či mazat již existující.

Reporty - osoba s přístupem k záložce Hlášení bude mít možnost generovat hlášení, která jsou na daném účtu dostupná, dále pak je po vygenerování exportovat.

Statistiky na dashboardu - osoba s přístupem ke statistikám na dashboardu bude mít možnost prohlížet si finanční přehledy firmy (nebo oddělení) pro daný den, týden, měsíc a rok.

Pravidelné faktury - osoba s přístupem k záložce Pravidelné faktury bude mít možnost prohlížet si stávající cykly faktur, vytvářet nové cykly či editovat již existující a také je mazat. Přístup k výše uvedeným funkcím neznamená možnost provádění jakýchkoliv úkonů týkajících se vystavených pravidelných faktur, nebudou-li udělena dodatečná oprávnění k těmto fakturám.

Kategorie - osoba s přístupem k záložce Kategorie bude mít možnost prohlížet si stávající kategorie a vytvářet nové, editovat či mazat již existující.

Importy - osoba s přístupem k záložce Importy bude moci importovat na účet Bitfaktura.cz údaje zákazníků, výrobků, faktur, bankovních transakcí či další údaje, které systém akceptuje.

Prodejní místa - osoba s přístupem k záložce Prodejní místa bude mít možnost prohlížet si doposud nakonfigurovaná prodejní místa, editovat je a mazat. Bude moci také konfigurovat nová prodejní místa.


Další kategorií oprávnění jsou administrátorská oprávnění:
 
Nastavení účtu - osoba s přístupem k Nastavení účtu může přejít do menu Nastavení - Nastavení účtu a spravovat konfigurace účtu či další nastavení, která jsou dostupná v menu na levé straně, v záložce Váš účet.

Uživatelé - osoba s přístupem k Uživatelům může přejít do menu Nastavení > Uživatelé, což znamená, že bude moci zvát nové uživatele k účtu, udělovat jim oprávnění nebo je měnit.

Role - osoba s přístupem k Rolím bude moci spravovat oprávnění, která jsou přiřazena k jednotlivým rolím.

Aktivity - osoba s přístupem k Aktivitám bude moci přejít do menu Nastavení - Aktivity. Pamatujte na to, že přístup k aktivitám bude možný v případě zapnutí takové funkce u daného účtu.

Oddělení - osoba s přístupem k Oddělením bude mít možnost přejít do menu Nastavení - Údaje firmy a prohlížet si zde uvedená data. Bude moci zakládat nová oddělení i firmy a rovněž je editovat či mazat.

Šablony faktur - osoba s přístupem k šablonám faktur bude mít možnost vytvářet, editovat nebo mazat vlastní šablony na účtu.


POZOR: Pamatujte na to, že některá oprávnění se týkají funkcí dostupných u určitých tarifů, např. vlastní šablony, pravidelné faktury, oprávnění uživatelů a jiné. Aby osoba, která využívá systém, mohla získat přístup k vybrané funkci, je nutné mít aktivní subskripci, která nabízí danou funkci a aktivovat jí v nastavení účtu.

 

Přidělení pracovníka k oddělení účtu a systémové přístupy

Přidělení rolí osobě, který byla přizvána do systému.

1. Přidělení role nově přizvanému pracovníkovi,
2. Změna role osoby, která již využívá účet na BitFaktura.cz

 

1. Pro nové přidělení rolí přizvanému uživateli je nutné přejít do menu Nastavení - Uživatelé a použít funkci Přidejte/Pozvěte uživatele. Po uložení e-mailové adresy, hesla a zopakování hesla je možné v systému vybrat roli pro přizvanou osobu.
2. Chcete-li změnit roli zaměstnance, který již má přístup k účtu na BitFaktura.cz, přejděte do menu Nastavení - Uživatelé a u e-mailové adresy vybraného uživatele, na pravé straně, klikněte na ozubené kolečko nastavení, zvolte funkci editovat.
   
   
   Po zvolení editace uživatele můžeme změnit jeho roli v systému.