O pravidelných fakturách

Vytvořeno: 25. 03. 2019
Poslední aktualizace: 12. 12. 2019

Pokud v určitých intervalech (např. jednou měsíčně) vystavujete stejné faktury pro stejného zákazníka, umožňuje BitFaktura.cz automatické vystavování a odesílání takových faktur v zadaném termínu.

Pro možnost vystavování pravidelných faktur je nutné v menu Nastavení >  Nastavení účtu >  Váš účet, v položce Pravidelné faktury označit Pravidelné faktury a uložit provedené změny.
 

Existují dva způsoby zahájení cyklu vystavování faktur:
 
  1. Přejděte do záložky Faktury >  Pravidelné faktury
  2.  ​​Program Vás přesměruje na seznam pravidelných dokladů. Pak již stačí jen stisknout tlačítko Nová pravidelná faktura, které se nachází na levé straně okna. 


    V menu seznamu pravidelných faktur máme také filtr Hledané slovo a filtr Zákazník. Tyto filtry nám usnadňují rychlé vyhledávání daných faktur v cyklech.
    Přejděte na tlačítko Nová pravidelná faktura. Po kliknutí na toto tlačítko se nám otevře formulář pravidelné faktury, kde můžeme nastavit jednotlivé parametry:


    1) Začínáme výběrem faktury, na jejímž základě bude pravidelná faktura generována. V případě změny údajů na primární faktuře dojde také ke změně dat na pravidelně generované faktuře.

    2) Určujeme zde druh pravidelných dokladů, zda se mají objevovat v příjmech nebo výdajích.

    3) Můžeme zadat popis pravidelné faktury, přičemž zde určíme např. kdo je Nabyvatelem a čeho se transakce týká.

    Pozor: Cykly dokladů mohou být rozděleny podle popisu každého cyklu v abecedním pořadí. Doposud byly zobrazovány podle pořadí jejich vytvoření v systému.
     
    4) Zadáváme datum zahájení cyklu vystavování faktur.

    5) Určujeme časové intervaly vystavování pravidelných faktur.

    6) Určujeme přesný čas zahájení vystavování pravidelných faktur v daném dni.

    7) Označení této možnosti bude mít za následek generování faktur pouze v pracovní dny. Ve chvíli, kdy datum vystavení faktury připadne na sobotu nebo neděli, program vystaví fakturu o jeden nebo dva dny později. 

    8) Po označení této možnosti budeme mít možnost zadání e-mailové adresy obchodního partnera, na kterou má program automaticky odesílat faktury.

    9) Můžeme rovněž využít zasílání oznámení o vystavení pravidelné faktury obchodnímu partnerovi na vlastní e-mail.
    Po vystavení pravidelné faktury a nastavení intervalu jejich vystavování není nutné již provádět žádné další úkony (kromě např. jejich stahování ve formě PDF souboru nebo jejich odesílání).

    10) Díky této možnosti program generuje pravidelné faktury jako uhrazené.

    11) Pro konkrétní cyklus je možné určit samostatný formát číslování dokladů.

    12) Pouze rok a měsíc u data prodeje - V položce Datum prodeje na faktuře se datum skládá pouze z čísla měsíce, v němž transakce může být realizována.

    13) Poslední den měsíce u data prodeje - V položce Datum prodeje na faktuře je uvedeno konkrétní datum, které je dnem ukončení prodeje.

    14) Datum ukončení generování pravidelných faktur. Nejlepší je nastavovat těsně před nebo po dalším cyklu vygenerovaném programem.

    Pozor: Jestliže do tohoto políčka nezadáte datum a zcela vypnete funkci pravidelných faktur, budou tyto faktury i nadále generovány. 

    15) Můžete přidat komentář k vytvořenému cyklu faktur.

    Po nastavení takového cyklu faktur je možné zkontrolovat jeho základní parametry a také seznam faktur, které byly na základě tohoto cyklu vystaveny.

    Z úrovně menu Faktury > Pravidelné faktury (nebo pomocí tlačítka na hlavní stránce účtu na BitFaktuře).


  3. Jinou metodou generování pravidelných faktur je vstup do náhledu faktury, na jejímž základě budeme generovat cyklus a v příručním menu zvolíme možnost Více možností > Nastavit pravidelnou

Pozor! Důležitou funkcí během generování pravidelných faktur je také změna názvu výrobku spolu s další vygenerovanou pravidelnou fakturou. Hodí se to třeba u prodeje tarifů. U názvu výrobku uvádíme proměnné, např. týden, měsíc, rok, které se mění automaticky s každou pravidelnou fakturou.

Pro smazání jednou přidané pravidelné faktury je nutné na seznamu pravidelných faktur otevřít tuto fakturu a kliknout na ikonu koše.

Poznámka:
Pravidelným fakturám můžete přidělit jeden variabilní symbol, který se bude objevovat u každé další pravidelné faktury vystavené na klienta. V případě, že si variabilní symbol změníte u první faktury, která bude vzorem pro pravidelné faktury, variabilní symbol se Vám v následujících pravidelných fakturách bude propisovat. 



Zpět


Přidat komentář