Vlastní role – přístup k dokumentům a jejich správa

Vytvoření vlastní role vám umožní určit, ke kterým dokumentům nebo oprávněním bude mít vybraný uživatel přístup. Když nakonfigurujete novou roli, můžete udělit přístup k dokumentům vydaným v účtu. Můžete také omezit přístup k určitým možnostem, jako je mazání faktur. Z tohoto příspěvku se dozvíte, kde určit rozsah přístupu a správy dokumentů pro novou roli.

Vlastní role – přístup k dokumentům a jejich správa

Chcete-li poskytnout přístup k dokumentům a jejich správu v rámci vašich oprávnění:

• přejděte na kartu Nastavení > Uživatelé a na levém panelu vyberte Role,

• v dalším kroku použijte tlačítko Přidejte/ pozvěte uživatele,

 

• vyplňte pole Název role,
• v části Oprávnění zaškrtněte políčka vedle možností, ke kterým by měl mít uživatel přístup,
• pro udělení přístupu k fakturám a jejich správu zaškrtněte políčko vedle možnosti Faktury a možnosti související s dokumenty, ke kterým má mít uživatel přístup,
• potvrďte vytvoření nové role kliknutím na Uložit v dolní části stránky a přiřaďte roli vybrané e-mailové adrese.

Jaká práva máte výběrem jednotlivých možností?

• Faktury – toto zaškrtávací políčko musí být zaškrtnuto před udělením přístupu k jednomu z následujících oprávnění:
• Účetní doklady - osoba s přístupem k účetním dokladům bude mít přístup a možnost spravovat účetní doklady vytvořené v rámci účtu,
• Neúčetní doklady - osoba s přístupem k neúčetním dokladům (např. proforma, objednávka) bude mít přístup a možnost spravovat tyto typy dokladů,
• Výnosy - osoba s přístupem k tržbám bude moci přejít do seznamu výnosových dokladů, zobrazit si jejich náhled, přidávat, upravovat, mazat a další činnosti související s prodejními doklady,
• Výdaje - osoba s přístupem k výdajům bude moci přejít do seznamu nákladových dokladů, prohlížet jednotlivé doklady, přidávat, upravovat, mazat a provádět další činnosti související s nákladovými doklady. Seznam – osoba s přístupem k seznamu dokladů uvidí seznamy dokladů o příjmech, pokud však při vytváření role nebude uděleno právo prohlížet, přidávat, upravovat a/nebo mazat doklady, nebude moci provádět tyto činnosti na uvedených dokladech. Přístup k seznamu dokumentů umožňuje vyhledávat a filtrovat dokumenty a také měnit stav faktur a exportovat dokumenty.
• Náhled – osoba s přístupem k této možnosti bude moci zobrazit náhled příjmových dokladů. Bez dalších oprávnění k přidávání, úpravám a mazání je nebude moci vytvářet, měnit ani mazat. Pokud takové osobě není uděleno oprávnění v zobrazení seznamu dokumentů, bude moci dokument zobrazit pouze prostřednictvím přímého odkazu URL. Oprávnění k náhledu dokumentu vám také dává možnost dokument vytisknout.
• Přidávání - osoba s přístupem k přidávání dokladů bude moci vytvořit nový příjmový doklad. Pokud této osobě není uděleno oprávnění k náhledu, bude po uložení dokumentu přesměrována na domovskou stránku. Bez oprávnění upravovat a/nebo mazat dokument také nebude moci ve vytvořeném dokumentu provádět změny ani jej mazat.
• Editace - osoba s přístupem k úpravě dokladů bude moci provádět změny obsahu příjmových dokladů. Poznámka: Toto oprávnění lze udělit bez udělení přístupu k seznamu dokumentů a náhledu! Toto oprávnění lze použít při úpravách dokumentů přes API; doporučujeme však zvolit také přístup k seznamu a náhled dokumentu pro lidi, kteří chtějí dokumenty upravovat ručně v systému.
• Smazání – osoba s přístupem k mazání dokladů bude moci trvale smazat příjmové doklady. Poznámka: Toto oprávnění lze udělit bez udělení přístupu k seznamu dokumentů a náhledu! Toto oprávnění lze použít při mazání dokumentů přes API. Doporučujeme také zvolit přístup k seznamu a náhled dokumentu pro lidi, kteří chtějí dokumenty v systému ručně mazat. Také připomínáme, že mazání dokumentů v systému je nevratná operace.